De 9 tools die ik dagelijks gebruik als OBM (en mijn eerlijke mening over elke tool)
Als Online Business Manager (OBM) draai ik op structuur. Ik help ondernemers om hun bedrijf soepeler te laten lopen, taken te delegeren en overzicht te bewaren en dat vraagt van mij dat mijn eigen bedrijfsvoering waterdicht is. Geen losse eindjes, geen vergeten facturen, geen overvolle inbox die me dag en nacht bezighoudt.
En eerlijk: lukt mij niet zonder de juiste tools.
In deze blog deel ik de negen tools die ik zelf dagelijks gebruik. Niet omdat ik ze toevallig ergens tegenkwam, maar omdat ik ze heb getest, behouden, en inmiddels niet meer zonder kan. (En in de afgelopen jaren heb ik echt een hoop tools getest). Maar of je nu VA bent, OBM, of ondernemer die zijn of haar werkdag slimmer wil inrichten, deze lijst geeft je een eerlijk beeld van wat werkt.
1. Notion - mijn digitale brein voor projectmanagement en kennisbank
Notion is het kloppend hart van hoe ik werk. Alles wat ik doe, bijhoud en organiseer, leeft in Notion: van projectoverzichten voor klanten tot mijn eigen interne processen, van SOP's (standaard werkprocedures) tot klantdossiers.
Wat ik er het meest aan waardeer, is de flexibiliteit. Notion is geen stijf systeem dat je dwingt om op één manier te werken. Je bouwt het zo in als jij dat nodig hebt. Als OBM werk ik voor meerdere klanten tegelijk, en Notion houdt dat overzicht scherp.
Het is ook een uitstekende tool als je een kennisbank wilt opzetten voor jezelf, maar ook voor je klanten. Je legt processen vast, maakt interne wiki's en bouwt een solide fundament voor samenwerking.
Voor wie is dit geschikt: Voor VA's, OBM's en ondernemers die structuur willen zonder in een rigide systeem vast te zitten.
Probeer Notion zelf en ontdek waarom zoveel VA's en OBM's er niet meer zonder kunnen: https://www.notion.so/
2. Memtime - automatische tijdregistratie zonder gedoe
Als ZZP'er of VA weet je het: bijhouden hoeveel tijd je ergens aan besteedt is cruciaal. Niet alleen voor je facturatie, maar ook voor je eigen inzicht. Hoe lang ben ik nu echt bezig met die ene taak? Klopt mijn uurtarief nog wel met wat ik daadwerkelijk lever?
Memtime lost dat probleem op zonder dat je er zelf aan hoeft te denken. De tool registreert automatisch in welke applicaties en bestanden je werkt, en hoe lang. Je hoeft geen timer te starten of te stoppen. Achteraf krijg je een tijdlijn van je dag, en je koppelt je activiteiten aan projecten.
Voor tijdregistratie ZZP is dit een van de meest eerlijke oplossingen die ik ken: het laat zien hoe je dag er echt uitziet, niet hoe je denkt dat hij eruitziet.
Voor wie is dit geschikt: Iedereen die op uurbasis werkt, zijn tijd wil bijhouden of wil weten waar zijn werkuren naartoe gaan.
Wil je zien hoe je jouw tijd daadwerkelijk besteedt? Probeer Memtime zelf: https://www.memtime.com/
3. Google Workspace - e-mail, opslag, documenten en vergaderen op één plek
Google Workspace is de ruggengraat van mijn digitale werkplek. Gmail voor professionele communicatie, Google Drive voor opslag en het delen van bestanden, Google Docs en Sheets voor samenwerking, en Google Meet voor online vergaderingen.
Waarom Google Workspace boven gratis alternatieven? Omdat je met een zakelijk account een professioneel e-mailadres hebt op je eigen domein, meer opslagruimte hebt en betere beveiligingsinstellingen kunt instellen. Dat geeft niet alleen jou meer overzicht, het oogt ook professioneler richting klanten.
Als OBM werk ik ook regelmatig in de systemen van klanten. Google Workspace is daarin de meest gebruikte omgeving. Het helpt als je er goed in thuis bent.
Voor wie is dit geschikt: Iedere ondernemer, VA of OBM die professioneel wil werken en behoefte heeft aan een betrouwbare, veilige werkomgeving.
Start vandaag nog met Google Workspace: https://workspace.google.com/
4. Moneybird - facturatie en boekhouding zonder hoofdpijn
Facturatie is niet het leukste onderdeel van het ondernemen, maar het is wel een van de belangrijkste. Moneybird maakt dat voor mij overzichtelijk en snel. Ik maak facturen aan, verstuur herinneringen, registreer uitgaven en houd mijn BTW-aangifte bij. Allemaal vanuit één overzichtelijk dashboard.
Wat ik prettig vind aan Moneybird is dat het specifiek voor de Nederlandse markt is gebouwd. Alles klopt met de Nederlandse BTW-regels en boekhoudstandaarden. Je accountant kan er ook direct in werken, wat veel heen-en-weergestuurd van Excel-bestanden scheelt.
Voor VA's die net beginnen: het is ook een van de toegankelijkere tools in dit segment. Je hoeft geen boekhouder te zijn om er goed mee te werken.
Voor wie is dit geschikt: Nederlandse ondernemers, VA's en ZZP'ers die hun administratie professioneel en gestructureerd willen bijhouden.
Probeer Moneybird 120 dagen (ipv 60) via mijn vertel-een-vriend-link en houd je boekhouding voortaan bij zonder stress!
5. Kit (voorheen ConvertKit) - e-mailmarketing die echt werkt
E-mailmarketing is voor mij een belangrijk onderdeel van hoe ik Regelhelden opbouw. En Kit, voorheen bekend als ConvertKit, is de tool die ik daarvoor gebruik.
Wat Kit onderscheidt van andere e-mailmarketingtools, is de focus op makers en solopreneurs. Je kunt eenvoudig e-mailsequenties bouwen, segmenten aanmaken en je abonnees van waardevolle content voorzien zonder dat je een technisch wonder hoeft te zijn.
Ik gebruik Kit voor mijn nieuwsbrief, voor het opvolgen van leads en voor het opbouwen van een relatie met zowel ondernemers als VA's die Regelhelden volgen. E-mail blijft een van de meest directe en betrouwbare manieren om je doelgroep te bereiken.
Voor wie is dit geschikt: Ondernemers en VA's die een e-maillijst willen opbouwen en hun community waardevolle content willen sturen.
Aan de slag met e-mailmarketing via Kit? Bezoek de website via https://kit.com/
6. Canva - visuele content zonder designopleiding
Niet iedereen heeft een grafisch designer in zijn of haar netwerk en eerlijk gezegd heb je die voor veel content ook niet nodig. Canva maakt het mogelijk om professioneel uitziende visuals te maken zonder designkennis.
Ik gebruik Canva voor social media content, presentaties, templates voor klanten en allerlei ondersteunend materiaal. Het werkt snel, je hebt toegang tot duizenden sjablonen en je kunt eenvoudig je eigen huisstijl instellen zodat alles altijd on-brand is.
Voor VA's die visuele content verzorgen voor klanten, is Canva een must-have in je toolkit. Het is een van die tools waarbij je je afvraagt hoe je het eerder zonder deed.
Voor wie is Canva geschikt: VA's die content maken voor klanten, ondernemers die zelf hun visuals willen verzorgen, en iedereen die snel en professioneel wil werken.
Je kunt Canva Pro 30 dagen gratis proberen via https://www.canva.com/
7. Sintra - AI-tools die je bedrijf slimmer laten werken
AI is niet meer weg te denken uit het moderne bedrijfsleven, en Sintra is hoe ik die kracht inzet voor mijn werk. Sintra is een platform met gespecialiseerde AI-assistenten die je helpen met taken als copywriting, planning, social media, SEO en meer.
Wat ik prettig vind aan Sintra, is dat het niet voelt als een generieke chatbot. Door informatie op te slaan in Brain AI, zijn de AI-helpers gericht op specifieke taken en denken mee vanuit een zakelijke context. Jouw context, Dat scheelt heel veel tijd bij het briefen en opstarten, en het geeft je sneller bruikbare output.
Als OBM ben je voortdurend bezig met het optimaliseren van processen en het slimmer inrichten van werkstromen. AI-tools horen daar steeds vaker bij. Sintra is voor mij de manier waarop ik dat praktisch toepas.
Voor wie is Sintra geschikt: Ondernemers en VA's die AI willen inzetten op een toegankelijke, gerichte manier maar zonder de technische drempel.
Ontdek wat Sintra voor jouw bedrijf kan doen en krijg 1 maand gratis met mijn kortingscode PRMW8 wanneer je je abonneert
8. Spark - inbox-management zonder eindeloos scrollen
E-mail is voor de meeste ondernemers een tijdvreter. Spark helpt daarmee. Het is een slim e-mailprogramma dat berichten automatisch categoriseert, prioriteert wat echt belangrijk is en je inbox overzichtelijk houdt.
Wat ik fijn vind aan Spark, is de manier waarop het de ruis filtert. Nieuwsbrieven, notificaties en persoonlijke berichten worden netjes gescheiden, zodat je als eerste de berichten ziet die aandacht verdienen. Je kunt ook e-mails inplannen om later te versturen, herinneringen instellen en samenwerken met teamleden in gedeelde inboxen.
Voor VA's die e-mailbeheer voor klanten verzorgen, is Spark een bijzonder handige tool. Het maakt het beheren van meerdere inboxen een stuk overzichtelijker.
Voor wie is Spark geschikt: Ondernemers die hun inbox willen temmen, en VA's die e-mailbeheer als dienst aanbieden.
Probeer Spark en houd je inbox voortaan onder controle via https://sparkmailapp.com/
9. AkiFlow - planning en time management op één plek
AkiFlow is mijn centrale plek voor dagplanning. Het integreert met tools zoals Google Calendar, Notion, Asana en meer, en trekt alle taken en afspraken samen naar één overzicht. Vanuit daar plan ik mijn dag in.
Wat AkiFlow anders maakt dan een gewone takenlijst of agenda, is de manier waarop het je helpt om bewuste keuzes te maken over je tijd. Je sleept taken naar tijdblokken in je agenda, ziet wat er op je dag afkomt en maakt je werkdag planbaar in plaats van reactief.
Als OBM heb ik veel ballen in de lucht. AkiFlow helpt me om gefocust te blijven op wat er echt toe doet op een dag, zonder dat urgente zaken plotseling door de planning heen breken.
Voor wie is AkiFlow geschikt: Ondernemers, VA's en OBM's die meer grip willen op hun dagplanning en productiviteit willen verhogen.
Wil je jouw werkdag slimmer plannen? Probeer AkiFlow en met mijn tell-a-friend-link ontvangen jij en ik $ 25,- in credits wanneer jij je aanmeldt voor een abonnement.
Samengevat: mijn complete toolstack als OBM
Tool
Categorie
Voor wie
Notion
Memtime
Google Workspace
Moneybird
Kit (ConvertKit)
Canva
Sintra
Spark
AkiFlow
Projectmanagement & kennisbank
Tijdregistratie ZZP
E-mail, opslag en documenten
Facturatie & boekhouding
E-mailmarketing
Design & visuele content
AI-tools
Inbox-management
Planning & time management
VA, OBM, ondernemer
VA, OBM, ZZP’er
Iedereen
Nederlandse ondernemer, VA
Ondernemer, content creator
VA, ondernemer
Ondernemer, VA
VA, drukke ondernemer
OBM, VA, ondernemer
Klaar om je eigen toolstack op te bouwen?
Tools zijn het middel, niet het doel. Ze zijn alleen zo goed als de processen en structuur die je er omheen bouwt. Dat is precies waar ik als OBM bij help: niet alleen de juiste tools kiezen, maar ze ook op de juiste manier inzetten zodat jij meer tijd overhoudt voor wat er echt toe doet in je bedrijf.
Ben je ondernemer en wil je weten hoe je slimmer kunt werken door de juiste mensen en tools in te zetten? Neem een kijkje op Regelhelden.nl en ontdek hoe wij je kunnen helpen.
Ben je VA of OBM en wil je aansluiten bij Regelhelden om samen meer klanten te bereiken en te groeien als professional? Ik hoor graag van je.
Geen affiliate link?
Eerlijkheid duurt het langst, dus ik leg het even uit: voor sommige tools in deze lijst heb ik affiliate-link toegevoegd.
Elke aanbeveling in deze blog is gebaseerd op mijn eigen dagelijkse gebruik. Ik gebruik geen van deze tools omdat iemand mij daarvoor betaalt, maar ik gebruik ze omdat ze mijn werk beter maken. Als ik een affiliate link toevoeg, verdien ik een kleine commissie als jij je via die link aanmeldt, zonder extra kosten voor jou. Dat helpt mij om Regelhelden verder op te bouwen en gratis waardevolle content te blijven delen.
Heb je vragen over een van deze tools, of ben je benieuwd welke tool het beste past bij jouw situatie? Laat het me weten.
