Wat is een virtual assistant (VA) en wat is een online business manager (OBM)?
Je hebt te veel op je bordje. Je inbox loopt over, je agenda is een puzzel en er liggen klussen die al weken blijven liggen. En dan zegt iemand: “Hey, waarom neem je geen VA?” En jij denkt: ja, maar wat is dat eigenlijk precies?
Het korte antwoord: een virtual assistant (VA) is een zelfstandige professional die op afstand werk van je overneemt, zoals je inbox, je agenda of het opzetten van online tools. Een online business manager (OBM) doet dat ook, maar denkt en regelt daarnaast mee over hoe je bedrijf draait: je systemen, processen en planning.
In deze blog leg ik uit wat dat in de praktijk betekent, wat het verschil is en voor wie het interessant is. Zonder jargon, zodat je weet waar je aan toe bent.
Wat is een virtual assistant (VA)?
Een virtual assistant is een zelfstandige ondernemer die jou op afstand ondersteunt. “Virtual” betekent alleen dat het werk online gebeurt: via e-mail, video, gedeelde mappen en tools. Je hoeft dus geen bureau vrij te maken en niemand in dienst te nemen.
Een VA is geen werknemer. Je maakt afspraken over wat ze voor je doet en hoe jullie samenwerken, en je betaalt voor het werk dat je afneemt. Dat kan per uur, per pakket of per maand.
Wat doet een VA in de praktijk?
De taken van een VA lopen sterk uiteen. Dat maakt het voor veel ondernemers lastig om te zien wat ze zouden kunnen uitbesteden. Drie herkenbare voorbeelden:
Je inbox en agenda onder controle krijgen. Mails opschonen en ordenen, afspraken inplannen, een systeem inrichten waardoor je weer overzicht hebt.
Online tools opzetten. Denk aan een afsprakensysteem, een betaalsysteem, een landingspagina, een online kassasysteem of een leeromgeving voor je klanten.
Weten wat je wilt, maar niet waar je moet beginnen. Je merkt dat je niet alles meer zelf wilt doen, maar je weet niet wat je kunt delegeren of waar je moet starten. Een goede VA helpt je daarmee op weg.
Dit is maar een klein deel. Een VA kan ook helpen met administratie, content, klantcontact en nog veel meer. De rode draad is dat het werk wordt overgenomen waar jij geen tijd, zin of kennis voor hebt.
Wat is een OBM (online business manager)?
Een OBM is een VA die een stap verder gaat. Waar een VA vooral taken uitvoert die jij aanwijst, kijkt een OBM naar het geheel: hoe loopt je bedrijf, waar zit de rommel, en wat is nodig om het soepeler te laten draaien?
Een OBM denkt mee over planning, projecten, processen en systemen en houdt ze in de gaten. Daardoor hoef jij niet alles zelf te bedenken en te bewaken.
In de praktijk lopen die twee in elkaar over. Veel VA’s denken ook mee, en veel OBM’s voeren ook zelf uit. Zie het dus niet als twee strikt gescheiden beroepen, maar als twee uiteinden van dezelfde lijn.
Voor wie is een VA of OBM interessant?
Vooral voor ZZP’ers, freelancers en kleine ondernemers die merken dat ze steeds meer tijd kwijt zijn aan werk dat hun bedrijf niet vooruit helpt. Je loopt bijvoorbeeld achter met administratie, je inbox kost je dagelijks tijd, of je weet dat je een systeem nodig hebt maar je komt er niet aan toe.
Is het ook voor iedereen nu al nodig? Nee. Als je net begint en nog geen duidelijke werkwijze hebt, kan het slim zijn om eerst zelf te ervaren wat je doet. In een volgende blog help ik je te bepalen of je er klaar voor bent.
Hoe werkt samenwerken met een VA of OBM?
In grote lijnen ziet het er zo uit:
Je vertelt wat je wilt regelen, ook als je het nog niet helemaal uitgedacht hebt.
Jullie bespreken wat de eerste stap is en maken heldere afspraken.
De VA of OBM gaat aan de slag en houdt je op de hoogte.
Je krijgt weer ruimte voor het werk waar jij goed in bent.
Hoe je dat het beste aanpakt, werk ik uit in een aparte blog over samenwerken.
Veelgestelde vragen
Wat kost een virtual assistant?
Dat verschilt per VA en per manier van werken: per uur, per pakket of per maand. Daar schrijf ik een aparte blog over, zodat je weet waar je op moet letten.
Is een VA in loondienst?
Nee. Een VA is meestal zelfstandig ondernemer. Je neemt dus geen werknemer in dienst, maar werkt samen op basis van afspraken.
Moet ik al alles op orde hebben voordat ik een VA inschakel?
Nee. Je hoeft het niet helemaal uitgedacht te hebben. Een goede VA of OBM helpt je ook bij het bepalen van de eerste stap.
Wat is het verschil tussen een VA en een OBM?
Een VA voert taken uit. Een OBM denkt daarnaast mee over systemen, processen en planning en houdt het geheel in de gaten.
Wat kun je als eerste uit handen geven?
Begin klein. Kijk eens welke taak je al weken voor je uit schuift of waar je elke week te veel tijd aan kwijt bent. Dat is meestal een goed beginpunt.
Wil je een laagdrempelige start? Met de Regelpakketten laat je één ding tegelijk regelen: je inbox, je Google Drive of een online afsprakentool.
Weet je wat je wilt, maar niet waar je moet beginnen? Je hoeft het nog niet uitgedacht te hebben. Vertel wat je wilt regelen, dan kijken we samen wat de eerste stap is.
Ik ben Stephany van Regelhelden.
Ik regel het, zodat jij je kunt richten op wat jij het liefst doet.
